Gestão do restaurante

Estoque e ficha técnica

Insumos, receita de cada prato, compras pelo XML da nota, contagem, perdas e margem.

O estoque controla os insumos (farinha, queijo, caixa de pizza, lata de refrigerante...). A ficha técnica diz quanto cada produto gasta, e cada venda baixa o estoque sozinha quando o pedido é confirmado (venda do Salão e do PDV baixa na hora). Se o pedido for cancelado depois, volta.

1. Cadastre os insumos em Estoque > + Insumo: nome, unidade (kg, litro ou unidade) e estoque mínimo.
2. Monte a ficha técnica em Fichas técnicas: a receita do produto e o que cada tamanho, borda ou sabor acrescenta. Digite do jeito que preferir: 250 g, 0,25 ou 2 un.
3. Lance as compras: importe o XML da nota do fornecedor (ou digite). Isso dá o saldo e o custo.
4. De tempos em tempos, faça a Contagem: o sistema mostra a diferença e ajusta.

Lista de compras: o filtro Abaixo do mínimo mostra o que repor e quanto comprar. Bobina (tecla B) imprime na impressora do balcão, com uma caixinha [ ] para ir riscando no mercado; A4 imprime em folha e WhatsApp (tecla W) abre o WhatsApp com a lista pronta para você escolher para quem mandar (fornecedor, comprador). Com uma aba de grupo aberta, sai só aquele grupo.

Os grupos (Bebidas, Laticínios, Embalagens...) também são abas, logo acima da lista: toque no grupo para ver só ele (teclas 1 a 9; 0 volta para Todos). O pontinho amarelo avisa que o grupo tem insumo no mínimo. A busca sempre procura em todos os grupos.

Fichas técnicas seguem o mesmo jeito: as categorias do cardápio em abas, a lista de A a Z com foto, preço, custo e margem (a marquinha na barra é 65%, o recomendado) e os filtros Com ficha, Sem ficha, Margem baixa e Incompletas. Tocar nos cartões de cima (Margem abaixo de 50%, Sem ficha) já filtra.

As abas de cima são do estoque inteiro (todos os insumos, todas as fichas, todas as compras). Clicou num insumo, ele tem as abas dele: Visão geral (saldo, custo, quantos dias dura e o gráfico do mês), Movimentos (só dele, com filtro por tipo), Compras (de quem comprou e se o preço subiu ou caiu), Onde é usado (em quais produtos entra) e Cadastro. No topo ficam os botões do dia a dia: Lançar compra (C), Acertar saldo (A, quando você contou e o número é outro), Perda ou consumo (P) e Editar (E). As abas trocam com as teclas 1 a 5; Backspace volta para a lista.

Bebida e item comprado pronto: na ficha, use É revenda (1 para 1): cada venda baixa uma unidade.

Compra pelo XML: o sistema reconhece os produtos mesmo com nome abreviado e entende embalagens (caixa com 12, pacote de 2,5 kg). Da segunda nota em diante, ele lembra qual produto do fornecedor é qual insumo. A mesma nota não entra duas vezes. Os boletos da nota viram contas a pagar.

Perdas: na página do insumo, registre o que estragou ou venceu e o consumo da equipe. Tudo aparece em Movimentos e no Resultado do mês.

Cadastro do insumo em detalhe: além do nome, da unidade de controle e do mínimo, há o Grupo (com sugestões prontas, como Laticínios e Embalagens), o Custo por kg, litro ou unidade e a Quantidade em estoque. Mudar a quantidade pelo cadastro pede o motivo e a permissão de acertar saldo. Dois insumos não podem ter o mesmo nome, e para trocar a unidade é preciso zerar o estoque dele antes (pela Contagem). Desmarcar Ativo tira o insumo das fichas e da contagem sem apagar.

Como o custo é calculado: o custo do insumo é a média das compras, pesada pela quantidade (custo médio). Se o saldo estava zerado ou negativo, vale o custo da compra nova. Dá para informar ou corrigir o custo à mão, no cadastro ou em Mudar custo; a mudança fica no histórico com o nome de quem fez, e as próximas compras fazem a média a partir dela. A ficha técnica e o resultado do mês usam esse custo.

Topo da lista: Valor em estoque, Abaixo do mínimo, Custo das vendas hoje (pela ficha técnica) e Produtos sem ficha. Um alerta avisa quando há insumo com saldo negativo: vendeu mais do que entrou, então falta lançar uma compra ou fazer a contagem.

Filtros e cores: Ativos, Abaixo do mínimo, Zerados e Inativos. A barra de nível tem uma marquinha no mínimo e fica verde (em dia), amarela (no mínimo, hora de comprar) ou vermelha (negativo). Na coluna Fichas, "fora" quer dizer que o insumo não entra em nenhuma ficha técnica.

Quanto comprar: a lista de compras sugere repor até o dobro do mínimo. Insumo sem mínimo definido não entra na lista.

Compra digitada: informe o fornecedor, o número da nota e a data; busque cada insumo, digite a quantidade e o valor total (a coluna "entra" mostra quanto vai para o estoque e o custo por unidade) e toque em Lançar compra no estoque.

Compra pelo XML, conferindo: antes de lançar, confira cada linha. O campo × por unid. diz quantas unidades do insumo vêm em uma unidade da nota (a caixa com 12); corrija se estiver errado. Dá para trocar o insumo sugerido ou criar um novo ali mesmo. Item sem insumo escolhido bloqueia o lançamento: escolha ou tire da lista. O arquivo pode ter até 2 MB.

Pagamento ao fornecedor: na compra, escolha À vista (diz de qual conta saiu e já fica paga), A prazo (uma ou mais parcelas com data e valor; no XML os boletos da nota já vêm preenchidos) ou Não lançar (mexe só no estoque). O padrão é a prazo, com uma parcela para 28 dias.

Compras lançadas: a aba Compras lista as compras do mês, com quem lançou e o selo XML; abrir uma mostra o que entrou, o custo e o saldo depois. Compra lançada não tem editar nem excluir. Lançou errado? Corrija a quantidade com Acertar saldo e exclua a conta do fornecedor em Contas.

Notas que importam sozinhas: na aba Cadastro do insumo fica a lista dos produtos de fornecedor que o sistema já aprendeu a ligar a ele, com a conversão ("1 da nota = 12 un"). Para corrigir uma ligação errada, lance a nota de novo e troque o insumo na conferência.

Movimentos: a aba do estoque inteiro tem quatro totais (Compras, Custo das vendas, Perdas e consumo, Ajustes de contagem), filtro por período (hoje, 7, 30 ou 90 dias) e por tipo: Compra, Venda, Estorno (devolução de um pedido cancelado), Contagem, Perda e Consumo interno. Cada linha mostra quem fez e o valor.

Perda ou consumo: a janela tem duas opções. Perda é o que venceu, estragou ou caiu; Consumo interno é a refeição da equipe e a degustação. As duas pedem quantidade e motivo e aparecem somadas no resultado do mês.

Acertar saldo ou Contagem? Acertar saldo corrige um insumo só ("quanto tem agora", com o motivo). A Contagem é de todos: o botão Folha para contar imprime a lista, você digita o que contou (aceita g e ml), a tela mostra a diferença na hora e Salvar contagem ajusta só o que foi preenchido. A diferença aparece no resultado do mês.

Margem e CMV: a margem é (preço menos custo da receita) dividido pelo preço; quando o produto tem tamanhos, vale o mais barato. CMV é o custo da comida vendida, em % do preço. As cores: 65% de margem ou mais, verde; de 50 a 65%, amarelo; abaixo de 50%, vermelho.

Ficha incompleta: é o produto com grupo obrigatório em que alguma opção não tem receita e a receita base está vazia. A venda dessa opção não baixa nada e a margem não é calculada. Abra a ficha e preencha o que falta.

Produto de revenda: o item marcado como revenda (a lata, a água) sai da lista de Fichas técnicas e fica em Insumos, com o selo "revenda". Na tela dele, o cartão Custo e preço de venda mostra o lucro por unidade e que preço daria 30, 40 ou 50% de margem; Mudar preço de venda (tecla V) muda também no cardápio. Na revenda as cores são outras: abaixo de 15% vermelho, abaixo de 30% amarelo.

Adicional que vira insumo: na ficha técnica, um adicional pode virar insumo com Virar insumo (ou Todos viram insumo, para o grupo inteiro): cadastre um novo ou ligue a um que já existe, diga se é revenda e quanto cada venda gasta. Não é revenda desfaz. Salve a ficha antes.

Visão geral do insumo: o gasto por dia é a média dos últimos 14 dias; "dura mais N dias" fica amarelo com 3 dias ou menos.

Só leitura: quem não tem a permissão vê a ficha ou o insumo com um aviso e sem os botões de mudar; a aba Contagem só aparece para quem pode contar.

Mais teclas: / ou F2 busca, ↑ ↓ e Enter abrem o insumo, Esc limpa a busca e, dentro do insumo, ← → trocam a aba.